راهنمای دفترخونه

آموزش استفاده از قالب های بانک قرارداد دفترخونه

از ثبت سند تا امضای دیجیتال، تمام فرآیندهای دفترخانه در یک سیستم یکپارچه.

از ثبت سند تا امضای دیجیتال، تمام فرآیندهای دفترخانه در یک سیستم یکپارچه.

5843741290900687669
مسیر دسترسی

برای استفاده از قراردادها در دفترخونه، مراحل زیر را طی کنید:

  1. ورود به سایت دفترخونه

  2. مراجعه به بخش بانک قراردادها

  3. انتخاب نمونه‌قرارداد موردنظر

  4. پس از انتخاب قرارداد، دو گزینه قابل مشاهده است:

    1. خریداری فایل قرارداد در دفترخونه

    2. استفاده‌ی رایگان در دفترخونه

با انتخاب گزینه «استفاده‌ی رایگان» وارد سایت دفترخونه شده و فرآیند ایجاد سند را آغاز می‌کنید.

1
پیش نمایش
مراحل ایجاد سند

مرحله اول: پیش‌نمایش

در ابتدا فایل قرارداد به‌صورت پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود تا کاربر محتوای آن را مشاهده کند.

2
مشخصات
مراحل ایجاد سند

مرحله سوم: مشخصات طرفین

در این بخش، افراد امضاکننده و تأییدکننده مشخص می‌شوند. این مرحله شامل سه بخش است:

  1. صاحبان امضا – طرف اول

  2. صاحبان امضا – طرف دوم

  3. تأییدکنندگان (اختیاری)

روش‌های افزودن افراد

هر بخش دو انتخاب دارد:

1. جستجوی مخاطب

انتخاب از میان مخاطبین قبلاً ثبت‌شده.

2. ایجاد مخاطب جدید

در صورت نیاز، با تکمیل موارد زیر فرد جدید اضافه می‌شود:

  • نام و نام خانوادگی

  • شماره موبایل (باید به نام شخص باشد)

  • کد ملی

  • تاریخ تولد

پس از تکمیل، با انتخاب «تأیید»، مخاطب به لیست اضافه می‌شود.

نکته مهم:

تعداد افرادی که می‌توانید اضافه کنید، وابسته به تعداد امضاهایی است که در مرحله قبل انتخاب کرده‌اید.

سمت

پس از انتخاب طرفین، برای هر فرد یک فیلد سمت نمایش داده می‌شود که باید سمت سازمانی او در قرارداد درج شود.

3
چت
دستیار هوشمند

این ماژول با هوش مصنوعی به کاربر کمک می‌کند تا متن قرارداد را تحلیل و اصلاح کند.

بخش‌های دستیار هوشمند:

  1. کادر گفت‌وگو
    می‌توانید سوالاتی مانند موارد زیر بپرسید:

    • خلاصه قرارداد

    • نقاط مبهم

    • پیشنهاد اصلاح

    • تحلیل کلی متن

  2. برچسب‌های آماده
    مانند «حقوق و تعهدات»، «پیشنهاد اصلاح»، «متن‌ها»، «یادآوری‌ها» و ...
    با کلیک روی هرکدام، پرسش مرتبط ارسال می‌شود.

  3. پاسخ‌های هوش مصنوعی
    پاسخ‌ها با عنوان و توضیح نمایش داده می‌شود.

4
تغییرات
تغییرات سند

تمام اقدامات از جمله:

  • ویرایش

  • حذف

  • اضافه

  • ثبت فسخ

  • الحاقیه

  • ابطال

در این بخش ثبت و قابل مشاهده هستند.


 

5
دسترسی
سطح دسترسی

در این قسمت تعیین می‌شود چه کاربران یا نقش‌هایی اجازه:

  • مشاهده

  • ویرایش

این تمپلیت را دارند.

6
نظرات
بخش نظرات

برای ثبت گفت‌وگوهای داخلی سازمان، تبادل نظر و بررسی فنی سند استفاده می‌شود.

7
یاداوری
یادآوری‌ها

می‌توانید یادآور پیامکی یا اعلان، برای افراد داخل یا خارج از لیست مخاطبین تنظیم کنید:

  • موضوع

  • تاریخ

  • ساعت

  • فرد دریافت‌کننده

8
ترتیب امضا
جریان امضا

در این مرحله، ترتیب امضاکنندگان و فرآیند احراز هویت انجام می‌شود.

الف) تکمیل اطلاعات شخصی

امضاکننده باید اطلاعات زیر را تأیید یا تکمیل کند:

  • نام

  • نام خانوادگی

  • کد ملی

  • شماره موبایل

  • نام پدر

9
ویدیو
احراز هویت ویدئویی (در صورت انتخاب امضای دیجیتال)

اگر نوع امضا امضای دیجیتال باشد، سیستم درخواست ضبط یک ویدیو کوتاه می‌کند.

مراحل:

  1. زدن دکمه «ضبط ویدیو»

  2. خواندن جمله نمایش‌داده‌شده

  3. زدن «توقف»

  4. امکان «ضبط مجدد» در صورت نیاز

این ویدیو برای احراز زنده‌بودن و هویت واقعی فرد استفاده می‌شود.

10
امضا 1
رسم امضا

ج) رسم امضا

پس از پایان احراز هویت:

  • امضاکننده باید امضای خود را در کادر مربوطه رسم کرده و تأیید کند.

تفاوت حالت‌ها:

  • امضای دیجیتال: ضبط ویدیو + رسم امضا

  • امضای الکترونیک: فقط رسم امضا

11
Group 5126
وضعیت سند

د) وضعیت سند

پس از امضا، وضعیت سند به یکی از این حالت‌ها تغییر می‌کند:

  • در انتظار سایر امضاها

  • تکمیل‌شده

12
بایگانی 1
نکات مهم
  • ویدیو باید در محیط روشن و با چهره واضح ضبط شود.

  • در صورت قطع اینترنت یا بروز خطا، می‌توانید از همان مرحله ادامه دهید.

  • فرآیند امضای دیجیتال مطابق با الزامات قانونی و دستورالعمل‌های احراز هویت دفترخونه است.

  • تمامی اسناد امضا شده یا در انتظار امضا، در بخش بایگانی اسناد قابل مشاهده هستند.

13

سایر آموزش‌های کار با پنل و مدیریت قراردادها در دفترخونه

برای کار راحت‌تر با پنل کاربری و استفاده کامل از امکانات دفترخونه وکیل‌باشی، می‌توانید آموزش‌های تکمیلی زیر را دنبال کنید. این آموزش‌ها مراحل مختلف کار با سیستم مدیریت قراردادها (CLM)، بخش‌های مختلف داشبورد، تنظیم و ارسال اسناد، پیگیری قراردادها و مدیریت مخاطبان را قدم‌به‌قدم توضیح می‌دهند. اگر می‌خواهید سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر با پنل کار کنید، مرور این آموزش‌ها کمک بزرگی خواهد بود.