آموزش امضای سریع دفترخونه
از ثبت سند تا امضای دیجیتال، تمام فرآیندهای دفترخانه در یک سیستم یکپارچه.
از منوی سمت راست داشبورد، گزینهی «امضا سریع» را انتخاب کنید تا وارد صفحهی بارگذاری سند شوید.
هدف:
بخش امضا سریع برای ارسال و امضای فوری فایلهای PDF طراحی شده است. در این قسمت میتوانید فایل قرارداد خود را بارگذاری کرده، طرفین قرارداد و تأییدکنندگان را مشخص کنید و ترتیب امضا را تنظیم نمایید.
1.بارگذاری سند
عنوان سند را در فیلد بالای صفحه وارد کنید.
فایل PDF خود را در کادر مشخصشده بکشید و رها کنید یا با کلیک، آن را از دستگاه انتخاب کنید. پس از اپلود موفق سند گزینه ی مرحله ی بعد را بزنید
2.انتخاب نوع امضای سند
با توجه به سندی که میخواهید ایجاد کنید نوع امضای مورد نیاز خود را:
1. امضای دیجیتال
2. امضای الکترونیک
را انتخاب کرده و سپس گزینه ادامه را بزنید.
نکته: امضا دیجیتال با استفاده از رمزنگاری و گواهینامههای دیجیتال امنیت بالایی دارد و صحت و اصالت سند را تضمین میکند به همین سبب دارای اعتبار در حگم سند رسمی میباشد، در حالی که امضا الکترونیک شامل هر نوع امضای دیجیتال، مانند عکس امضا یا تایپ نام، است که لزوماً از مکانیزمهای امنیتی پیچیده برخوردار نیست و فقط دارای اعتبار در حگم اسناد عادی می باشد.
3.مشخص کردن طرفین قرارداد
در مرحلهی «مشخصات طرفین» میتوانید افراد امضاکننده و تأییدکننده را تعیین کنید. این مرحله شامل سه بخش است:
- صاحبان امضا طرف اول
- صاحبان امضا طرف دوم
- تأییدکنندگان (در صورت نیاز)
هر بخش دارای دو گزینه است:
- جستجوی مخاطب: انتخاب از بین مخاطبین ثبتشده قبلی.
- ایجاد مخاطب جدید: برای افزودن فرد جدید کافیست روی این گزینه کلیک کنید و فرم زیر را تکمیل نمایید:
- نام و نام خانوادگی
- شماره موبایل (باید به نام شخص باشد)
- کد ملی
- تاریخ تولد
سپس با انتخاب دکمهی «تأیید»، مخاطب به لیست اضافه میشود.
پس از انتخاب کردن طرفین قرارداد فیلدی ایجاد میشود به نام سمت که باید در ان سمت سازمانی اون فرد را وارد نمایید
4.ترتیب امضا
پس از انتخاب طرفین، در مرحلهی بعد میتوانید ترتیب امضاها را مشخص کنید.
در این بخش با قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) میتوانید نام افراد را به ترتیب دلخواه بچینید.
فردی که در ردیف اول قرار دارد، نخستین امضاکننده خواهد بود و پس از اتمام امضای او، سند برای نفر بعدی ارسال میشود.
نکته: برای فعال شدن ترتیب امضا باید ابتدا فیچر (ترتیب امضا) را از بخش ارتقا سطع در داشبورد خریداری نمایید
5.احراز و امضا
در این مرحله امضاکننده باید هویت خود را تأیید کرده و سپس امضا را انجام دهد.
تکمیل اطلاعات
ابتدا کاربر اطلاعات شخصی خود شامل نام، نام خانوادگی، کد ملی، شماره موبایل و نام پدر را بررسی یا تکمیل میکند.
پس از تأیید اطلاعات،در صورتی که کاربر ایجاد کننده قرارداد نوع امضا دیجیتال را انتخاب کرده باشد سیستم از کاربر میخواهد تا یک ویدیو کوتاه ضبط کند و جملهی نمایشدادهشده را بخواند.
این ویدیو جهت احراز زنده بودن و هویت واقعی امضاکننده استفاده میشود و پس از آن امضا معتبر خواهد بود.
برای شروع، روی دکمهی «ضبط ویدیو» کلیک کنید.
جملهی نمایشدادهشده را با صدای واضح بخوانید و سپس روی «توقف» بزنید.
در صورت نیاز، میتوانید با زدن روی گزینه (ضبط مجدد) ویدیو را مجدداً ضبط کنید.
پس از زدن گزینه ی مرحله بعد باید امضای خود را در کادر مربوطه رسم کرده و سپس تایید کنید
نکته: در صورتی که نوع امضا الکترونیک باشد سیستم فقط رسم امضا را از کاربر درخواست میکند
پس از ضبط ویدیو و تأیید نهایی، سند امضا میشود و وضعیت آن به “در انتظار سایر امضاها” یا “تکمیلشده” تغییر میکند.
- ضبط ویدیو باید در محیطی روشن و با چهرهی واضح انجام شود.
- در صورت قطع اینترنت یا خطا، میتوانید مجدداً از همان مرحله وارد شوید.
- این فرایند مطابق با الزامات قانونی امضای دیجیتال معتبر و دستورالعمل احراز هویت سامانه دفترخونه است.
- تمامی اسناد امضاشده و درحالانتظار در بخش بایگانی اسناد قابل مشاهده هستند.