آموزش مدیریت اسناد دفترخونه (چت سازمانی، یادآور هوشمند و مدیریت نسخ اسناد)
از ثبت سند تا امضای دیجیتال، تمام فرآیندهای دفترخانه در یک سیستم یکپارچه.
پس از ورود به پنل کاربری، از منوی سمت راست روی گزینهی بایگانی اسناد کلیک کنید.
در لیست قراردادها، برای هر سندی که ایجادکنندهی آن خود کاربر باشد، گزینهای با عنوان مدیریت سند قرار دارد که با انتخاب آن وارد صفحهی مدیریت همان قرارداد میشوید.
هدف:
هدف از بخش مدیریت سند، فراهم کردن فضایی یکپارچه برای بررسی، ویرایش، پیگیری و تعامل سازمانی بر روی یک قرارداد مشخص است.
در این قسمت کاربر میتواند تمام رویدادها و عملیات مرتبط با قرارداد را مشاهده کند — از ثبت و تغییرات تا فسخ، الحاقیه، ابطال و نسخههای جدید.
این بخش همان بخش «نظرات» در پایین صفحه است و بهعنوان فضای ارتباطی درونسازمانی برای هماهنگی بین امضاکنندگان یا اعضای تیم حقوقی عمل میکند.
کاربران میتوانند پرسشها، توضیحات یا توافقات داخلی مربوط به قرارداد را در این قسمت ثبت کنند تا تمامی اعضای دارای دسترسی از روند کار آگاه باشند.
پیامها بهصورت زمانبندیشده ذخیره میشوند و در سابقهی سند باقی میمانند.
کاربر میتواند به یک فرد خاص (داخل یا خارج از لیست مخاطبین)، یادآوریهایی با تاریخ مشخص ثبت کند تا سامانه در زمان مقرر هشدار لازم را یادآور یا پیام ارسال کند.
در پنل مدیریت هر سند، تمام اقدامات حقوقی مرتبط با قرارداد — شامل فسخنامهها، الحاقیهها و ابطالها — قابل مشاهده و پیگیری هستند.
در بخش تغییرات سند، نام کاربر اقدامکننده، تاریخ، ساعت و نوع تغییر (فسخ یا الحاقیه یا ابطال) بهصورت دقیق ثبت میشود.
هرکدام از این موارد (فسخ یا الحاقیه یا ابطال) از طریق ماژولهای مخصوص در سامانه ایجاد شده و در این صفحه بهصورت خودکار به قرارداد اصلی متصل میشوند تا تمامی اسناد مرتبط در یک نمای کلی در دسترس باشند.
از طریق گزینهی ایجاد دسترسی این سند به سایرین، میتوان تعیین کرد چه کاربرانی (درون یا بیرون سازمان) به قرارداد دسترسی مشاهده یا ویرایش داشته باشند.
این دسترسیها میتوانند برای اعضای تیم، مدیران یا حتی طرف مقابل قرارداد تنظیم شوند.