نرم‌افزار مدیریت اسناد رویدادها با امضای دیجیتال دفترخونه
Event Proposal Software With Digital Sign
در صنعت پرهیجان و پرفشار برگزاری رویدادها، جایی که جزئیات کوچک می‌توانند تفاوت‌های بزرگی ایجاد کنند، فرآیندهای دستی و کاغذی می‌توانند به یک کابوس تبدیل شوند. این داستان خانم احمدی، مدیرعامل یک شرکت برگزارکننده نمایشگاه و رویداد است. شرکت او با تیمی خلاق و توانمند، در تلاش بود تا بهترین رویدادها را برای مشتریان خود برگزار کند، اما یک چالش قدیمی، تمام فرآیندهای آن‌ها را کند کرده بود: فرآیندهای دستی و ناکارآمد.
- نام و نام خانوادگی: خانم احمدی
- سن: 38 سال
- سمت: مدیرعامل یک شرکت برگزارکننده نمایشگاه و رویداد
هر روز، تیم خانم احمدی مجبور بود ساعت‌ها زمان را صرف کارهای اداری تکراری کند. آن‌ها باید پیش‌فاکتورها و پیشنهادهای برگزاری رویداد را در فایل‌های جداگانه ایجاد می‌کردند، برای تأیید به مشتریان می‌فرستادند و برای دریافت امضا، منتظر می‌ماندند. این فرآیند طولانی و پر از خطا، نه تنها باعث تأخیر در نهایی شدن قراردادها می‌شد، بلکه هزینه‌های پنهان چاپ، ارسال و نگهداری اسناد را نیز به شرکت تحمیل می‌کرد. خانم احمدی به یاد می‌آورد که چگونه یک پیشنهاد مهم، به دلیل اشتباه در ورود اطلاعات، نزدیک بود باعث از دست رفتن یک مشتری بزرگ شود.
دغدغه‌های اصلی او فراتر از مشکلات اداری بود. او می‌خواست بداند:
- آیا راهی وجود دارد که بتواند زمان صرف شده برای ایجاد، ویرایش و نهایی‌سازی پیشنهادها و قراردادها را کاهش داده و تیم را بر روی برنامه‌ریزی رویدادها متمرکز کند؟
- چگونه می‌تواند از صحت اطلاعات و رعایت کامل الزامات حقوقی در تمام اسناد اطمینان حاصل کند تا از بروز خطاهای پرهزینه جلوگیری شود؟
- آیا می‌توان یک سامانه مدیریت قرارداد داشت که تمام اسناد را در یک بستر امن و به‌صورت آنلاین مدیریت کند تا فرآیندها شفاف و قابل پیگیری باشند؟
- و مهم‌تر از همه، چگونه می‌تواند با استفاده از امضای دیجیتال، فرآیند عقد قرارداد را سریع‌تر کرده و تجربه مشتریان را بهبود بخشد؟
این‌ها دغدغه‌هایی بودند که خانم احمدی را به جست‌وجوی یک راهکار نوین برای مدیریت چرخه عمر قرارداد سوق داد. راهکاری که به او قول داد می‌تواند فرآیندهای برگزاری رویداد را از یک کابوس اداری به یک مزیت رقابتی تبدیل کند.
دفترخونه چگونه فرآیندهای رویداد را متحول کرد؟
خانم احمدی که از ناکارآمدی فرآیندهای سنتی برگزاری رویداد خسته شده بود، به دنبال یک راهکار نرم‌افزاری می‌گشت. او در جست‌وجوهای خود با مقاله‌ای در مورد مزایای سامانه مدیریت قرارداد برای شرکت‌های برگزارکننده رویداد روبرو شد و نام دفترخونه وکیل‌باشی توجهش را جلب کرد. توضیحات مقاله درباره افزایش کارایی در برنامه‌ریزی، مدیریت و فروش خدمات رویداد، دقیقاً همان چیزی بود که او به دنبالش بود. خانم احمدی تصمیم گرفت نسخه دمو را امتحان کند تا از نزدیک با قابلیت‌های سامانه آشنا شود.
او می‌دانست که شرکتش به دنبال یک راه‌حل مقیاس‌پذیر و منعطف است تا تیم‌های مختلف بتوانند از هر مکانی به اسناد دسترسی داشته باشند. بنابراین، نسخه On-Cloud (ابری) برای آن‌ها بهترین انتخاب بود. با این نسخه، نیازی به خرید و نگهداری سرورهای داخلی نبود و تمام مسئولیت‌های زیرساختی و امنیتی بر عهده تیم پشتیبانی دفترخونه وکیل‌باشی قرار داشت. این ویژگی به تیم رویدادسازان اجازه می‌داد تا بدون دغدغه فنی، از هر مکان و در هر زمان به اسناد دسترسی داشته باشند و آن‌ها را مدیریت کنند. خانم احمدی در دمو دید که چگونه می‌تواند با استفاده از قالب‌های آماده، پیشنهادهای برگزاری رویداد را در عرض چند دقیقه ایجاد کند و با ویرایش آن‌ها به‌صورت لحظه‌ای، ارتباط بین کارشناسان و مشتریان را بهبود بخشد.
او همچنین متوجه شد که نسخه On-Premise (نصبی)، برای سازمان‌های بزرگ‌تر با الزامات امنیتی خاص، مانند نهادهای دولتی، مناسب است که نیاز به کنترل کامل بر داده‌ها و زیرساخت داخلی دارند. اما برای شرکت او، نسخه ابری با ارائه راه‌اندازی سریع، هزینه‌های اولیه کمتر و پشتیبانی کامل، انتخاب ایده‌آل بود. تجربه دمو به خانم احمدی نشان داد که چرخه عمر قرارداد در دنیای برگزاری رویداد می‌تواند از یک فرآیند پیچیده و زمان‌بر به یک روند ساده، امن و کاملاً دیجیتال تبدیل شود. او دریافت که دفترخونه وکیل‌باشی نه تنها یک ابزار اداری، بلکه یک شریک استراتژیک برای افزایش کارایی و رضایت مشتریان شرکتش است.
دفترخونه چگونه فرآیندهای رویداد را بهینه کرد؟
خانم احمدی پس از آشنایی با قابلیت‌های اصلی، به بررسی دقیق‌تر ماژول‌هایی پرداخت که می‌توانستند به‌طور مستقیم چالش‌های روزمره تیم او را حل کنند. او از کارشناس پشتیبانی دفترخونه خواست تا این ماژول‌ها را با مثال‌های کاربردی برای او توضیح دهد:
1. تمپلیت‌ساز هوشمند
برای حل مشکل ایجاد مکرر پیشنهادها و قراردادهای برگزاری رویداد، خانم احمدی یاد گرفت که می‌تواند با این ابزار، یک قالب استاندارد برای «پیشنهاد برگزاری رویداد» ایجاد کند. سپس تیم فروش می‌تواند تنها با وارد کردن اطلاعات کلیدی مشتری، یک پیشنهاد کامل و دقیق را در عرض چند دقیقه تولید کند. این کار زمان صرف شده برای ایجاد اسناد را تا ۸۰٪ کاهش داد و به تیم اجازه داد تا وقت بیشتری را صرف مشتریان کنند.
2. امضای گروهی و جریان امضا (Sign Flow)
برای قراردادهای پیچیده‌تر که نیاز به تأیید چند مدیر در دفتر مرکزی داشتند، خانم احمدی می‌توانست یک ترتیب مشخص برای امضا تعریف کند. به این صورت که ابتدا کارشناس فروش، سپس مدیر مالی و در نهایت مدیرعامل سند را امضا کنند. این ماژول باعث شد که فرآیند امضا بدون نیاز به هماهنگی دستی و به‌صورت کاملاً خودکار و منظم پیش برود و از هرگونه تأخیر در نهایی شدن قراردادها جلوگیری شود.
3. چت سازمانی
بزرگ‌ترین دغدغه خانم احمدی، دریافت بازخورد و نظرات تیم‌ها بود. با ماژول «چت سازمانی»، تیم‌های فروش، برنامه‌ریزی و مالی می‌توانستند به‌صورت مستقیم و درون سند، نظرات و سوالات خود را مطرح کنند. این قابلیت باعث شد تا تمامی مکالمات مستند و قابل پیگیری باشند و نیاز به جلسات طولانی و ایمیل‌های بی‌شمار از بین برود.
4. طبقه‌بندی و آرشیو حرفه‌ای اسناد
خانم احمدی می‌خواست به راحتی به اسناد رویدادهای گذشته یا قراردادهای مشتریان قدیمی دسترسی داشته باشد. با این ماژول، تمامی اسناد امضا شده به‌صورت خودکار و با مهر زمانی معتبر در یک آرشیو امن و قابل جست‌وجو ذخیره می‌شدند. این ویژگی به او اجازه می‌داد با چند کلیک، به هر سندی که نیاز داشت، دسترسی پیدا کند و گزارش‌های دقیقی از وضعیت رویدادها تهیه کند.
تحول کامل چرخه عمر قرارداد در شرکت‌های برگزارکننده رویداد
خانم احمدی حالا دیگر یک ابزار ساده در اختیار نداشت، بلکه یک پلتفرم کامل برای مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) را به کار گرفته بود. با استفاده از دفترخونه، او توانست تمام مراحل یک قرارداد را به‌صورت یکپارچه و در یک بستر واحد مدیریت کند. این تحول، ارزش‌های کلیدی زیر را برای بیزینس خود به ارمغان آورد:
افزایش سرعت و بهره‌وری
فرآیندهایی که قبلاً چند روز طول می‌کشید، حالا در چند دقیقه انجام می‌شد. این سرعت به تیم اجازه می‌داد تا وقت بیشتری را صرف مشتریان کنند و نرخ موفقیت خود را افزایش دهند. در نتیجه، زمان صرف‌شده برای کارهای اداری تا ۸۰٪ کاهش یافت و زمان نهایی شدن قراردادها به‌طور متوسط از چند روز به چند ساعت رسید.
امنیت و انطباق با قوانین
هر قرارداد با امضای دیجیتال و رمزنگاری پیشرفته تأیید می‌شد. این سطح از امنیت، اعتماد مشتریان را به شرکت افزایش داد و به تیم حقوقی اجازه می‌داد تا با اطمینان کامل، قراردادها را نهایی کنند. همچنین، هر سند دارای کد رهگیری یکتا بود که به خانم احمدی اجازه می‌داد وضعیت هر قرارداد را لحظه‌ای پیگیری کند و از شفافیت کامل فرآیندها مطمئن شود.
کاهش هزینه‌ها
با حذف کاغذبازی و فرآیندهای دستی، هزینه‌های مربوط به چاپ، ارسال پستی و بایگانی فیزیکی اسناد به میزان قابل توجهی کاهش یافت. این صرفه‌جویی مالی به شرکت اجازه داد تا منابع خود را در بخش‌های کلیدی‌تری سرمایه‌گذاری کند و سودآوری را افزایش دهد.
یکپارچگی سازمانی
دفترخونه به عنوان یک سامانه مدیریت قرارداد جامع، به راحتی با سیستم‌های موجود مانند CRMs و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یکپارچه شد. این یکپارچگی باعث شد تا اطلاعات مشتریان و اسناد به‌طور خودکار بین سیستم‌ها جابجا شود و از ورود دستی و تکراری اطلاعات جلوگیری شود. این همگام‌سازی، علاوه بر افزایش سرعت، خطاهای انسانی را نیز به حداقل رساند.
چرا دفترخونه وکیل‌باشی، رهبر تحول دیجیتال در صنعت برگزاری رویداد است؟
در انتخاب یک سامانه مدیریت قرارداد، امنیت، کارایی و اعتبار حرف اول را می‌زند. اما چرا دفترخونه وکیل‌باشی در مقایسه با سایر سامانه‌های بازار، انتخابی بی‌رقیب است؟ دلیل آن در معماری منحصر به فرد و جامعیت این پلتفرم نهفته است.
- امنیت بی‌نظیر و انطباق با استانداردها: برخلاف بسیاری از رقبا که کلید خصوصی امضای دیجیتال را روی موبایل کاربر ذخیره می‌کنند و در معرض خطر هک شدن هستند، دفترخونه از معماری امنیتی پیشرفته‌ای استفاده می‌کند که در آن گواهی امضا یک‌بارمصرف صادر می‌شود و پس از استفاده، بلافاصله باطل می‌گردد. این ساختار ریسک جعل یا سرقت کلید را به صفر می‌رساند و امنیت را در بالاترین سطح استاندارد بین‌المللی (eIDAS) تضمین می‌کند.
- بدون نیاز به اپلیکیشن و دسترسی آسان: برای استفاده از دفترخونه، نیازی به نصب هیچ اپلیکیشن یا نرم‌افزار خاصی نیست. کل فرآیند از طریق مرورگر انجام می‌شود و این پلتفرم با تمامی دستگاه‌ها سازگار است. این مزیت، تجربه کاربری را به‌شدت ساده کرده و دغدغه‌های مربوط به ناسازگاری یا به‌روزرسانی اپلیکیشن را از بین می‌برد، که برای مدیران رویداد در هر مکان، یک مزیت حیاتی است.
- پلتفرم جامع مدیریت چرخه عمر قرارداد: دفترخونه تنها یک ابزار امضا نیست، بلکه یک سامانه CLM کامل است که تمام مراحل قرارداد، از ایجاد تا بایگانی و گزارش‌گیری را پوشش می‌دهد. ماژول‌های پیشرفته‌ای مانند امضای گروهی اسناد، یادآور هوشمند، چت سازمانی و پنل مدیریتی، این پلتفرم را به ابزاری قدرتمند و بی‌نیازکننده تبدیل کرده است.
- یکپارچگی با سیستم‌های موجود: دفترخونه به راحتی با سیستم‌های محبوب کسب‌وکار مانند CRMs و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یکپارچه می‌شود. این قابلیت به شرکت‌های برگزارکننده رویداد اجازه می‌دهد از قدرت دفترخونه در محیط نرم‌افزارهای خود بهره ببرند و فرآیندهای اداری را به‌طور کامل خودکار کنند.
- پشتیبانی حقوقی تخصصی: یکی از مزایای رقابتی بی‌نظیر دفترخونه، پشتیبانی تیم وکلای پایه یک دادگستری است. این تیم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از نظر حقوقی، قراردادهای خود را بررسی و اصلاح کنند و از اعتبار قانونی اسناد خود در مراجع قضایی اطمینان کامل داشته باشند. این مزیت، آرامش خاطر مدیران را دوچندان می‌کند.
همین حالا درخواست دمو رایگان را ثبت کنید.