اتوماسیون اسناد مالی با امضا دیجیتال

وقتی صحبت از مدیریت اسناد مالی می‌شود، همه تصور می‌کنند کار اصلی تیم مالی بررسی اعداد و تحلیل داده‌هاست. اما در واقعیت، بیشترین زمان آن‌ها صرف پیدا کردن نسخه درست قرارداد، دنبال کردن امضاها و کنترل انبوهی از کاغذها می‌شود. این همان چیزی بود که امیر و سعید، هر روز با آن دست‌وپنجه نرم می‌کردند.
صبح‌های کاری در دفتر مالی معمولاً با انبوهی از پوشه‌ها و ایمیل‌ها آغاز می‌شد. امیر به‌عنوان مدیر مالی، روی میزش چند نسخه مختلف از یک قرارداد سرمایه‌گذاری داشت؛ یکی را تیم حقوقی فرستاده بود، دیگری را دپارتمان مالی اصلاح کرده بود و نسخه سوم روی میز مدیرعامل قرار داشت. هیچ‌کس مطمئن نبود کدام نسخه باید برای بانک ارسال شود. همین بی‌نظمی، بارها باعث تعویق جلسات و از دست رفتن اعتماد طرف‌های تجاری شد.
سعید هم که کارشناس مالی بود، در سطح عملیاتی همان مشکل را تجربه می‌کرد. او باید درخواست‌های وام و قراردادهای کوچک‌تر مشتریان را آماده می‌کرد. اما هر بار، با کوهی از فرم‌های کاغذی مواجه می‌شد: بخشی ناقص، بخشی گم‌شده، و بخشی نیازمند امضای مدیرعامل. بارها پیش می‌آمد که مشتری حضوری مراجعه می‌کرد و با عصبانیت می‌گفت:
– «چطور هنوز قرارداد ما آماده نشده؟ ما همه مدارک رو هفته پیش دادیم.»
یکی از روزهای پرتنش، وقتی امیر جلسه‌ای با سهامداران خارجی داشت، متوجه شد که نسخه نهایی قرارداد سرمایه‌گذاری هنوز امضا نشده است. علت؟ مدیرعامل در سفر بود و سند روی میز او خاک می‌خورد. امیر در جلسه تنها توانست با عذرخواهی وقت بخرد، اما فرصت همکاری از دست رفت. در همان زمان، سعید هم در طبقه پایین با مشتریانی روبه‌رو بود که به خاطر صف‌های طولانی و تأخیر در امضا، تصمیم گرفتند پرونده اعتباری‌شان را به بانک دیگری منتقل کنند.
مشکل فقط در امضاها خلاصه نمی‌شد. بایگانی اسناد هم کابوس دیگری بود. پوشه‌های حجیم در اتاق بایگانی، جایی که پیدا کردن یک قرارداد قدیمی شبیه به جستجو در انبار فراموش‌شده بود. یک بار ممیز مالیاتی درخواست فاکتور سه سال قبل یک مشتری را کرد. تیم مالی سه روز وقت صرف جستجو کرد تا در نهایت نسخه ناقص سند را پیدا کند. همین موضوع باعث شد شرکت جریمه سنگینی بپردازد.
از طرفی، فقدان شفافیت در گردش کار باعث می‌شد هیچ‌کس نداند سند در چه مرحله‌ای است. آیا در بخش حقوقی مانده؟ یا در انتظار امضای مدیرعامل است؟ یا اصلاً مشتری هنوز آن را بررسی نکرده؟ این ابهام دائمی، جلسات تیم مالی را به صحنه پرسش‌های بی‌پاسخ تبدیل کرده بود. امیر بارها در جلسه صبحگاهی با لحن خسته می‌گفت:
– «به جای تحلیل مالی و کمک به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، ما هر روز فقط دنبال نسخه درست قرارداد و گرفتن امضا می‌دویم.»
این آشفتگی نه‌تنها بر روحیه تیم تأثیر می‌گذاشت، بلکه بر برند سازمان هم سایه می‌انداخت. مشتریان و سرمایه‌گذاران وقتی با تأخیرهای چند هفته‌ای و نسخه‌های متناقض مواجه می‌شدند، اعتمادشان را از دست می‌دادند. برای آن‌ها، تفاوتی نمی‌کرد مشکل از تیم حقوقی است یا مالی؛ تنها چیزی که می‌دیدند، سازمانی بود که نمی‌تواند قراردادهایش را به‌موقع مدیریت کند.
به همین دلیل، نیاز به یک تغییر ریشه‌ای به‌وضوح احساس می‌شد. تغییری که بتواند این کلاف سردرگم کاغذها، امضاهای دستی و نسخه‌های متناقض را باز کند و به تیم مالی اجازه دهد به جای غرق شدن در کارهای تکراری، روی ارزش‌آفرینی واقعی تمرکز کند.