مشکلات روزمره او

هر روز صبح که به شرکت می‌آید، با یک میز پر از کاغذ روبه‌رو می‌شود:

• چند قرارداد که باید امضا شوند و روی میز مدیرعامل مانده‌اند.
• یک پرونده‌ی پرسنلی که بخشی از مدارکش گم شده و باید سریعاً پیدا شود.
• فرم‌های ورود به کار دو نیروی جدید که هنوز تکمیل نشده‌اند.

او می‌داند که بخش بزرگی از وقتش، به جای مدیریت منابع انسانی، صرف یافتن برگه‌ها، پیگیری امضاها و چسباندن کاغذها در پوشه‌ها می‌شود.

در طول ماه

با گذشت روزها، فشار کار بیشتر می‌شود:

• در هفته‌ی اول، سه نیروی جدید وارد شدند، اما فرم‌هایشان ناقص است چون معاون تولید هنوز امضا نکرده.
• در هفته‌ی دوم، بازرسی اداره کار تماس گرفت و خواستار مدارک بیمه‌ی چند کارمند شد، اما خانم کریمی نتوانست پرونده‌ها را سریع پیدا کند.
• در هفته‌ی سوم، یکی از کارمندان درخواست فسخ قرارداد داد، اما نسخه‌ی الحاقیه قبلی او پیدا نمی‌شود.
• در هفته‌ی چهارم، موعد تحویل گزارش به مدیریت رسید و خانم کریمی مجبور شد تا نیمه‌شب بماند تا اسناد را مرتب کند.

پایان ماه

وقتی ماه به آخر می‌رسد، خانم کریمی خسته و نگران است. او باید:

• پرونده‌ی همه‌ی کارمندان را برای حسابداری آماده کند.
• پاسخ‌گوی بازرسی‌های بیمه و اداره کار باشد.
• قراردادهای جدید را ثبت کند.
• قراردادهای منقضی را تمدید یا فسخ کند.

همیشه در این روزها با خودش می‌گوید:

«من مدیر منابع انسانی هستم، نه بایگان. چرا بیشتر وقت من باید صرف پیدا کردن کاغذ و پیگیری امضا شود؟»

تغییر داستان با دفترخونه

بعد از ماه‌ها گلایه، مدیرعامل شرکت تصمیم گرفت سامانه مدیریت اسناد منابع انسانی دفترخونه رو پیاده‌سازی کنه. در ابتدای کار، خانم کریمی کمی نگران بود؛ چون فکر می‌کرد یاد گرفتن سیستم جدید سخت باشه. اما فقط یک هفته طول کشید تا با محیط کاربری دفترخونه آشنا بشه.

تغییرات روزمره

حالا هر روز صبح به جای میز پر از کاغذ، لپ‌تاپش رو باز می‌کنه و همه‌چیز در یک داشبورد ساده روبه‌روش قرار می‌گیره:

• قراردادهای در انتظار امضا به‌طور خودکار به مدیرعامل و معاونان ارسال می‌شن.
• همه‌ی پرونده‌ها در مخزن دیجیتال دفترخونه دسته‌بندی شدن و با یک جستجو در چند ثانیه پیدا می‌شن.
• فرم‌های ورود به کار نیروهای جدید آنلاین پر می‌شن و امضاها هم به‌صورت خودکار جمع‌آوری می‌شن.

در طول ماه

• در هفته‌ی اول، سه نیروی جدید وارد شدن و ظرف سه روز همه‌ی مدارکشون کامل و امضا شد. حتی یک پیام خوشامدگویی دیجیتال هم براشون ارسال شد.
• در هفته‌ی دوم، بازرسی اداره کار دوباره مدارک خواست، اما این بار خانم کریمی فقط یک گزارش خروجی از دفترخونه گرفت و در چند دقیقه تحویل داد. بازرس با تعجب گفت: «این سطح از نظم رو توی شرکت‌های خارجی دیده بودم، نه اینجا!»
• در هفته‌ی سوم، یک کارمند درخواست فسخ قرارداد داد. خانم کریمی با چند کلیک، قرارداد رو فسخ کرد و الحاقیه‌ی فسخ به‌طور خودکار به پرونده‌ی دیجیتال کارمند اضافه شد.
• در هفته‌ی چهارم، موعد گزارش‌دهی به مدیریت رسید. به جای شب‌زنده‌داری و ورق زدن پوشه‌ها، با یک خروجی از داشبورد مدیریتی دفترخونه، گزارش کامل در کمتر از پنج دقیقه آماده شد.

پایان ماه

آخر ماه دیگر خبری از استرس و خستگی نیست. خانم کریمی به‌جای درگیری با کاغذبازی، وقتش را روی برنامه‌های انگیزشی، آموزش کارکنان و جذب استعدادهای جدید گذاشته است.

او می‌گوید:

«دفترخونه کاری کرد که من دوباره مدیر منابع انسانی بشم، نه بایگان. الان همه‌چیز دقیق، سریع و قانونی انجام می‌شه و می‌تونم واقعاً روی توسعه سرمایه انسانی شرکت تمرکز کنم.»