1. مسیر دسترسی
برای ورود به بخش امضا سریع، مراحل زیر را طی کنید:
از منوی سمت راست داشبورد، گزینهی «امضا سریع» را انتخاب کنید تا وارد صفحهی بارگذاری سند شوید.
2. هدف امضا سریع
«امضا سریع» برای ارسال و امضای فوری فایلهای PDF طراحی شده است.
در این بخش میتوانید:
فایل قرارداد را بارگذاری کنید
طرفین قرارداد و تأییدکنندگان را مشخص نمایید
ترتیب امضا را تنظیم کنید
مرحله 1: بارگذاری سند
ابتدا عنوان سند را در فیلد بالای صفحه وارد کنید.
پس از واردکردن عنوان، کاربر سه گزینه برای انتخاب سند دارد:
گزینه ۱: آپلود فایل PDF
فایل PDF را در کادر مشخصشده بکشید و رها کنید
یا با کلیک، فایل را از دستگاه انتخاب نمایید.پس از آپلود موفق، گزینهی «مرحله بعد» را بزنید.
گزینه ۲: انتخاب تمپلیت
با فشردن «انتخاب تمپلیت»، لیست تمپلیتهای موجود در سایت نمایش داده میشود.
تمپلیت موردنظر را انتخاب کرده و «مرحله بعد» را بزنید.
گزینه ۳: بارگذاری فایل Word
فایل Word را در کادر مشخصشده آپلود کنید.
پس از آپلود موفق، «مرحله بعد» را انتخاب کنید.
مرحله 2: انتخاب نوع امضای سند
نوع امضای موردنیاز را از بین دو گزینه انتخاب کنید:
امضای دیجیتال
امضای الکترونیک
پس از انتخاب، روی «ادامه» کلیک کنید.
نکته درباره تفاوت امضاها
امضا دیجیتال
مبتنی بر رمزنگاری و گواهینامه دیجیتال است و در حکم سند رسمی اعتبار دارد.امضا الکترونیک
شامل انواع امضا مانند تایپ نام یا عکس امضا است و تنها در حکم اسناد عادی معتبر است.
مرحله 3: مشخصکردن طرفین قرارداد
در مرحله مشخصات طرفین میتوانید امضاکنندگان و تأییدکنندگان را تعیین کنید.
این مرحله شامل سه بخش است:
صاحبان امضا طرف اول
صاحبان امضا طرف دوم
تأییدکنندگان (در صورت نیاز)
دو روش افزودن افراد:
1. جستجوی مخاطب
انتخاب فرد از میان مخاطبین ثبتشده پیشین.
2. ایجاد مخاطب جدید
با تکمیل اطلاعات زیر:
نام و نام خانوادگی
شماره موبایل (باید به نام شخص باشد)
کد ملی
تاریخ تولد
پس از انتخاب «تأیید»، فرد به لیست اضافه میشود.
سمت سازمانی
پس از انتخاب طرفین قرارداد، فیلدی با عنوان «سمت» فعال میشود که باید سمت فرد در قرارداد درج شود.
مرحله 4: ترتیب امضا
پس از تعیین طرفین، در مرحله بعد میتوانید ترتیب امضاها را مشخص کنید.
با استفاده از Drag & Drop میتوانید ترتیب دلخواه را تنظیم نمایید:
فرد ردیف اول: اولین امضاکننده
با اتمام امضای او، سند برای فرد بعدی ارسال میشود.
نکته مهم
برای فعالشدن امکان ترتیب امضا، باید ابتدا فیچر «ترتیب امضا» را از بخش ارتقا سطح در داشبورد خریداری کنید.
مرحله 5: ویرایش فایل سند
در صورتی که در مرحله اول، تمپلیت یا Word انتخاب کرده باشید، وارد بخش ویرایش سند میشوید.
امکانات صفحه ویرایش سند:
الف) ویرایش عنوان سند
عنوان قرارداد در بالای صفحه قابل مشاهده و ویرایش است.
ب) افزودن بخشهای جدید
در بخش «افزودنها» میتوانید:
متن
جدول
تاریخ
به سند اضافه کنید. هر آیتم اضافهشده بهصورت یک بند مستقل درج میشود.
ج) متغیرهای شما
لیستی از پارامترهای استفادهشده در تمپلیت یا Word مانند:
آدرس
کدپستی
شناسه ملی
این پارامترها از پروفایل کاربری شما خوانده میشوند.
با تغییر مقدار یک پارامتر، تمام محلهای استفادهشده از آن در سند بهصورت خودکار اصلاح میشوند.
د) ابزارهای مدیریتی در ستون سمت راست
شامل:
دستیار هوشمند
تغییرات سند
سطح دسترسی
نظرات
یادآوری
هـ) دستیار هوشمند
کاربر میتواند سوالاتی مانند:
خلاصه قرارداد
پیشنهاد اصلاح
نقاط مبهم
تحلیل کلی
را بپرسد.
برچسبهای آماده
برچسبهایی مانند «حقوق و تعهدات» و «یادآوریها» وجود دارد که با کلیک، پرسش مرتبط ارسال میشود.
پاسخ هوش مصنوعی
پاسخها با عنوان و توضیح نمایش داده میشوند.
و) ثبت تغییرات
تمام اقدامات مانند:
ویرایش
حذف
اضافه
فسخ
الحاقیه
ابطال
در بخش «تغییرات سند» قابل مشاهده است.
ز) سطح دسترسی
مشخص میکند کدام کاربر یا نقش سازمانی اجازه:
مشاهده
ویرایش
سند را دارد.
ح) بخش نظرات
برای گفتوگو و بررسی فنی داخلی میان اعضای تیم استفاده میشود.
ط) یادآوری
میتوان برای افراد (داخل یا خارج لیست مخاطبین) یادآور پیامکی یا اعلان با:
موضوع
تاریخ
ساعت
تنظیم کرد.
ی) تأیید و ادامه
پس از تکمیل ویرایش، با زدن «تأیید» به مرحله بعد میروید.
مرحله 6: مشاهده فهرست امضاکنندگان
در این مرحله سند نهایی آماده امضا است.
در جدول امضاکنندگان مشاهده میکنید:
نام و سمت امضاکننده
شماره موبایل (برای ارسال پیامک اطلاعرسانی)
وضعیت امضا (مثلاً: «در انتظار امضا»)
دکمههای کنترلی شامل:
ارسال پیامک: ارسال پیام شامل نام ایجادکننده و لینک قرارداد
امضا: برای امضاکنندگانی که باید سند را امضا کنند
مشاهده: نمایش مشخصات فرد انتخابشده
مرحله 7: احراز و امضا
الف) تکمیل اطلاعات شخصی
اطلاعات زیر بررسی یا تکمیل میشود:
نام
نام خانوادگی
کد ملی
شماره موبایل
نام پدر
در صورت انتخاب امضای دیجیتال، سیستم درخواست ضبط ویدئوی کوتاه میکند:
کلیک روی «ضبط ویدیو»
خواندن جمله نمایشدادهشده
زدن «توقف»
امکان «ضبط مجدد» در صورت نیاز
این ویدیو برای احراز زندهبودن و هویت واقعی استفاده میشود.
در امضای دیجیتال: پس از ویدیو، امضا در کادر رسم میشود.
در امضای الکترونیک: فقط رسم امضا لازم است.
پس از تأیید نهایی، وضعیت سند به:
«در انتظار سایر امضاها»
یا«تکمیلشده»
تغییر میکند.
برای هر امضاکننده پیامک حاوی لینک سند ارسال میشود.
فرد وارد پنل خود میشود.
سند را مشاهده کرده و مطابق نوع امضا (دیجیتال یا الکترونیک) آن را امضا میکند.
طرفین چگونه سند را مشاهده و امضا میکنند؟
بر اساس ترتیب ثبتشده:
نکات مهم
ویدیو باید در محیط روشن و با چهره واضح ضبط شود.
در صورت قطع اینترنت، میتوان از همان مرحله ادامه داد.
فرآیند مطابق با استانداردهای قانونی امضای دیجیتال دفترخونه است.
تمامی اسناد امضاشده و در انتظار امضا در بایگانی اسناد قابل مشاهده هستند.
سایر آموزشهای کار با پنل و مدیریت قراردادها در دفترخونه
برای کار راحتتر با پنل کاربری و استفاده کامل از امکانات دفترخونه وکیلباشی، میتوانید آموزشهای تکمیلی زیر را دنبال کنید. این آموزشها مراحل مختلف کار با سیستم مدیریت قراردادها (CLM)، بخشهای مختلف داشبورد، تنظیم و ارسال اسناد، پیگیری قراردادها و مدیریت مخاطبان را قدمبهقدم توضیح میدهند. اگر میخواهید سریعتر و حرفهایتر با پنل کار کنید، مرور این آموزشها کمک بزرگی خواهد بود.
آموزش ایجاد گروهی قرارداد دفترخونه
.png)
آموزش مدیریت اسناد دفترخونه
آموزش پنل معرف دفترخونه
آموزش درخواست دمو دفترخونه
آموزش تکمیل اطلاعات کاربری دفترخونه
آموزش داشبورد دفترخونه
آموزش امضای سریع دفترخونه
آموزش مدیریت مخاطبین دفترخونه
آموزش طبقهبندی اسناد دفترخونه
آموزش بایگانی، فسخ، ابطال و الحاقیه
آموزش تمپلیت ساز هوشند دفترخونه
آموزش نحوه ورود و ثبت نام دفترخونه
آموزش ارسال گروهی قرارداد دفترخونه
آموزش امضا گروهی قرارداد دفترخونه
آموزش رهگیری قرارداد دفترخونه
آموزش مدیریت اعلانات دفترخونه
آموزش استفاده و خرید فیچرهای دفترخونه
