ماژول مدیریت کاربران و سطح دسترسی در سامانه دفترخونه وکیل‌باشی
امنیت، کنترل و نظم هوشمند در سامانه مدیریت قراردادها (CLM)
وقتی صحبت از مدیریت قراردادها و اسناد حقوقی به میان می‌آید، مسئله فقط امضا و بایگانی نیست؛ بلکه کنترل دقیق دسترسی کاربران به اطلاعات نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
در سازمان‌هایی که چندین کاربر، کارشناس، مدیر یا وکیل با هم روی قراردادها کار می‌کنند، اگر سطح دسترسی مشخص نباشد، احتمال خطا، افشای اطلاعات یا تغییرات غیرمجاز وجود دارد.
برای حل این چالش، دفترخونه وکیل‌باشی در سامانه مدیریت قرارداد خود (CLM) یک ماژول اختصاصی و قدرتمند به نام «مدیریت کاربران و سطح دسترسی» طراحی کرده است.
این ماژول، مغز امنیتی سیستم است؛ یعنی شما می‌توانید تعیین کنید هر فرد دقیقاً به چه اطلاعاتی، در چه زمانی و با چه سطحی از اختیار دسترسی داشته باشد.
آشنایی با ماژول مدیریت کاربران و سطح دسترسی
ماژول مدیریت کاربران و سطح دسترسی در دفترخونه وکیل‌باشی، ابزاری برای کنترل ساختار سازمانی در فضای دیجیتال است.
این ماژول به مدیر سیستم اجازه می‌دهد تا نقش‌ها، مجوزها و دسترسی‌های کاربران را بر اساس جایگاه شغلی، پروژه یا نوع فعالیت تنظیم کند.
افزایش امنیت اطلاعات قراردادها
جلوگیری از مشاهده یا ویرایش غیرمجاز اسناد و قراردادها.
ایجاد نظم در جریان کاری
هر کاربر فقط وظایف مربوط به نقش خود را مشاهده و انجام می‌دهد.
قابلیت ردیابی و حسابرسی (Audit Trail)
هر فعالیت کاربر ثبت و قابل بررسی است؛ چه کسی، در چه زمانی و روی کدام سند تغییری ایجاد کرده است.
ساختار کلی ماژول
در ماژول مدیریت کاربران دفترخونه، سه سطح اصلی تعریف شده است:
- مدیر سامانه (Admin): دارای دسترسی کامل برای تعریف کاربران، نقش‌ها، حذف یا تغییر مجوزها و مشاهده کلیه فعالیت‌ها.
- کاربران ارشد (Manager): امکان مشاهده و تأیید قراردادها، ارجاع وظایف، و مدیریت گروهی از کاربران زیرمجموعه.
- کاربران عادی (User): فقط می‌توانند وظایف تعیین‌شده را انجام دهند (مثل بارگذاری سند، تأیید، یا مشاهده وضعیت امضا).
ارتباط ماژول با سایر بخش‌های سیستم CLM
ماژول مدیریت کاربران به‌صورت یکپارچه با سایر بخش‌های دفترخونه وکیل‌باشی مانند:
مدیریت قراردادها
جریان امضا (Signature Flow)
ماژول بایگانی اسناد
داشبورد گزارش‌گیری
کار می‌کند.
یعنی سطح دسترسی هر کاربر، به‌طور خودکار در تمام ماژول‌ها اعمال می‌شود.
به‌عنوان مثال:
کارشناس واحد مالی فقط به قراردادهای مرتبط با حسابداری دسترسی دارد، نه به اسناد حقوقی یا منابع انسانی.
ویژگی‌های فنی و مزایای مدیریتی ماژول مدیریت کاربران و سطح دسترسی
ماژول مدیریت کاربران و سطح دسترسی در دفترخونه وکیل‌باشی به گونه‌ای طراحی شده است که بتواند همزمان امنیت، شفافیت و سهولت مدیریت سازمانی را تضمین کند.
در سازمان‌هایی که چند تیم یا دپارتمان با یکدیگر روی قراردادها و اسناد کار می‌کنند، این ماژول به عنوان «مرکز کنترل دسترسی» عمل می‌کند و تمام جریان اطلاعات را تحت نظارت مدیر سیستم قرار می‌دهد.
۱. تعریف نقش‌ها و گروه‌های کاربری
اولین ویژگی این ماژول، امکان تعریف بی‌نهایت نقش (Role) متناسب با ساختار سازمانی است.
مدیر می‌تواند برای هر واحد مانند مالی، منابع انسانی، حقوقی یا فناوری، نقش اختصاصی ایجاد کند و سطح دسترسی هر نقش را مشخص سازد.
برای مثال:
کارشناس حقوقی: دسترسی به ایجاد و ویرایش قراردادها.
مدیر مالی: مشاهده مفاد مالی و امضای نهایی.
پشتیبان فنی: دسترسی به اطلاعات سیستمی، اما بدون مشاهده محتوای قرارداد.
این تفکیک دقیق، باعث می‌شود تمام افراد تنها به اطلاعات مرتبط با وظایف خود دسترسی داشته باشند و احتمال افشای داده‌ها به صفر برسد.
۲. سطوح دسترسی چندلایه
ماژول دفترخونه وکیل‌باشی از یک مدل Access Matrix (ماتریس دسترسی) استفاده می‌کند.
این مدل به مدیر اجازه می‌دهد تا برای هر کاربر در سه سطح مجزا مجوز صادر کند:
دسترسی مشاهده (View): فقط مشاهده اسناد مجاز.
دسترسی ویرایش (Edit): امکان تغییر، تأیید یا پاراف اسناد.
دسترسی مدیریتی (Admin): ایجاد کاربر جدید، حذف یا تغییر نقش‌ها.
این معماری چندسطحی کمک می‌کند تا جریان کاری (Workflow) سازمان شفاف‌تر و کنترل‌پذیرتر شود.
۳. امنیت مبتنی بر احراز هویت چندمرحله‌ای
دفترخونه وکیل‌باشی به‌عنوان سامانه‌ای حقوقی و رسمی، موضوع امنیت را در طراحی این ماژول در بالاترین سطح قرار داده است.
ورود کاربران و دسترسی به اطلاعات تنها پس از طی مراحل زیر ممکن است:
ورود با نام کاربری و رمز عبور امن
ارسال کد یک‌بار مصرف (OTP) برای ورود نهایی
تأیید هویت از طریق دستگاه یا مرورگر ثبت‌شده
به‌این‌ترتیب حتی اگر اطلاعات ورود در اختیار شخص دیگری قرار گیرد، بدون کد تأیید و احراز مجدد، ورود امکان‌پذیر نیست.
۴. ثبت و ردیابی فعالیت کاربران
هر اقدام در سیستم دفترخونه به‌صورت خودکار در گزارش حسابرسی (Audit Log) ثبت می‌شود؛
از جمله: زمان ورود کاربر، تغییر در اسناد، ویرایش قرارداد، ارسال برای امضا یا حذف فایل‌ها.
این قابلیت به مدیران کمک می‌کند تا در صورت بروز اختلاف، به‌سادگی تاریخچه فعالیت‌ها را بررسی کنند و مسئول هر اقدام را مشخص نمایند.
در واقع، این بخش نه‌تنها ابزار امنیتی بلکه سپر شفافیت و پاسخ‌گویی سازمانی است.
۵. ارتباط مستقیم با فرآیند امضا و جریان تأیید
در ماژول مدیریت کاربران دفترخونه، سطح دسترسی هر فرد مستقیماً با فرآیند امضای دیجیتال (Digital Signature Flow) مرتبط است.
به‌طور مثال، اگر قرارداد نیاز به تأیید سه مدیر داشته باشد، سامانه به‌صورت خودکار مسیر امضا را بر اساس ترتیب نقش‌ها تعریف می‌کند.
این ویژگی ضمن جلوگیری از خطای انسانی، سرعت گردش اسناد و دقت در اجرای فرآیند امضا را افزایش می‌دهد.
۶. مزایای مدیریتی و سازمانی
افزایش امنیت سازمانی: جلوگیری از نشت اطلاعات محرمانه.
افزایش بهره‌وری: هر کاربر دقیقاً وظیفه خود را انجام می‌دهد.
تسهیل مدیریت منابع انسانی: تعریف و حذف کاربران بدون نیاز به تغییرات سیستمی پیچیده.
کنترل چندسطحی: مدیران هر دپارتمان می‌توانند مجوزهای خاصی برای تیم خود تعریف کنند.
پشتیبانی از مدل ابری و نصبی (On-Premises): مناسب برای شرکت‌های بزرگ، بانک‌ها و سازمان‌های دولتی.
- بارگذاری گروهی اسناد به‌صورت فایل Excel یا PDF
- تخصیص ساده و گرافیکی امضاکنندگان
- پیگیری لحظه‌ای وضعیت امضا
- ذخیره خودکار سوابق امضا
- هماهنگی کامل با سایر ماژول‌ها به‌ویژه CLM
- مدیریت پیشرفته دسترسی
- پشتیبانی از تمپلیت‌های آماده امضا
کاربردهای سازمانی ماژول مدیریت کاربران
۱. کنترل متمرکز در سازمان‌های بزرگ
شرکت‌ها و نهادهایی که ده‌ها یا صدها کاربر دارند، با این ماژول می‌توانند سطح دسترسی هر فرد را از یک داشبورد واحد مدیریت کنند.
برای مثال، مدیرکل می‌تواند برای هر دپارتمان مجموعه‌ای از مجوزها تعریف کند تا فقط اطلاعات مرتبط با همان حوزه قابل مشاهده باشد.
در نتیجه، مدیر حقوقی دیگر نیازی به بررسی اسناد مالی ندارد و بالعکس؛ این یعنی تمرکز، دقت و نظم در ساختار دیجیتال.
۲. امنیت داده در شرکت‌های چندبخشی
در صنایع بانکی، بیمه، پتروشیمی یا فناوری، هزاران سند محرمانه وجود دارد.
با استفاده از این ماژول، سطح دسترسی کاربران به اسناد حساس به‌طور کامل قابل کنترل است.
سیستم به‌صورت خودکار مانع از باز کردن یا ویرایش فایل‌هایی می‌شود که خارج از سطح دسترسی تعریف‌شده هستند.
این ویژگی یکی از مهم‌ترین مزایای دفترخونه وکیل‌باشی در مقایسه با سامانه‌های عادی امضای دیجیتال است.
۳. هماهنگی با ماژول‌های دیگر دفترخونه
ماژول مدیریت کاربران به‌طور مستقیم با سایر ماژول‌ها از جمله:
مدیریت قراردادها (Contract Management)
جریان امضای دیجیتال (Signature Flow)
آرشیو اسناد و بایگانی الکترونیکی
ماژول یادآوری‌ها و نوتیفیکیشن‌ها
در ارتباط است.
این هماهنگی باعث می‌شود تمامی سطوح دسترسی در سراسر سامانه اعمال شود و هیچ کاربر یا دپارتمانی نتواند به داده‌ای خارج از محدوده مجاز خود دسترسی پیدا کند.
مثال واقعی از کاربرد ماژول
فرض کنید شرکت «الف» با ۵۰ کارمند از سامانه دفترخونه برای امضای قراردادهای تأمین و فروش استفاده می‌کند.
مدیر سیستم برای هر دپارتمان نقش جدا تعریف کرده است:
مدیر فروش فقط قراردادهای مشتریان خود را می‌بیند.
تیم حقوقی می‌تواند تمام قراردادها را بررسی و تأیید کند.
واحد مالی فقط به بخش پرداخت‌ها دسترسی دارد.
در نتیجه، هر بخش وظیفه‌ی خود را انجام می‌دهد بدون اینکه نیاز به دسترسی به اطلاعات دیگران داشته باشد.
این یعنی امنیت اطلاعات + نظم سازمانی + صرفه‌جویی در زمان.
جمع‌بندی نهایی
ماژول مدیریت کاربران و سطح دسترسی دفترخونه وکیل‌باشی، راهکاری هوشمند برای کنترل، نظارت و امنیت داده‌ها در بستر مدیریت قراردادهاست.
این ماژول با قابلیت تعریف نقش‌ها، کنترل مجوزها، ثبت فعالیت کاربران و هماهنگی کامل با سایر ماژول‌های سامانه،
به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در مسیر تحول دیجیتال واقعی و مدیریت حقوقی امن گام بردارند.
در واقع، این ماژول پلی میان «فناوری اطلاعات» و «امنیت حقوقی» است؛
جایی که هر کاربر دقیقاً در جایگاه خودش، به همان اطلاعاتی که باید، دسترسی دارد — نه بیشتر، نه کمتر.
دفترخونه یکی از زیرمجموعه‌های تخصصی برند حقوقی وکیل‌باشی است که با هدف دیجیتالی‌سازی فرآیندهای قراردادی و امضای قانونی، فعالیت می‌کند. این پلتفرم با تکیه بر زیرساخت فنی و حقوقی وکیل‌باشی، خدماتی نظیر امضای دیجیتال، مدیریت قراردادها (CLM)، سفته الکترونیک و احراز هویت امن را به سازمان‌ها و کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. دفترخونه، با پشتیبانی تیم وکلای پایه‌یک و متخصصان فناوری اطلاعات وکیل‌باشی، گامی بزرگ در مسیر تحول دیجیتال خدمات حقوقی کشور برداشته است.